Bagaimana menggambarkan proses bisnis

Video: Cara Mudah Membuat Diagram Proses Bisnis 2024, Juli

Baru-baru ini, ada kecenderungan bisnis untuk beralih dari fungsional ke manajemen proses, sehubungan dengan peran deskripsi yang benar dan formalisasi proses bisnis meningkat secara signifikan. Hanya pada akhir tindakan ini kita dapat berbicara tentang mengoptimalkan proses bisnis sebagai cara meningkatkan efisiensi suatu perusahaan.

Anda akan membutuhkannya

CASE-alat yang memungkinkan Anda untuk memformalkan proses bisnis dalam notasi grafis.

Instruksi manual

Yang pertama adalah merumuskan secara singkat dan akurat nama proses yang dijelaskan, yang harus dapat dimengerti dan mencerminkan esensi umum dari urutan tindakan yang membentuk proses bisnis. Misalnya, alih-alih “Mengarsipkan aplikasi untuk membuat item menjadi produksi dan memantau pelaksanaannya, ” itu cukup untuk menyebutkan proses “Memonitor produksi produk.” Kedua, itu adalah hak untuk memecah seluruh proses yang dijelaskan menjadi tugas yang lebih kecil (“atom”) atau fungsi subproses dan menentukan urutan implementasi mereka. Dengan pemisahan seperti itu, proses yang dijelaskan akan menjadi proses tingkat atas. Level detail dari proses level atas bisa berbeda, tetapi harus memadai untuk dipahami oleh audiens yang akan menggunakan deskripsi Anda.

Ada beberapa cara untuk menggambarkan proses bisnis. Yang paling populer adalah grafis, dengan bantuan diagram yang dibuat dalam berbagai notasi (notasi adalah serangkaian karakter untuk menunjukkan sesuatu).

Jenis notasi yang paling umum untuk menggambarkan proses bisnis adalah IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), dll.

Sebagai contoh, mari kita membahas diagram yang dieksekusi dalam notasi BPMN (Business Process Modeling Notation) menggunakan alat CASE PowerDesigner (Gbr. 1). Elemen utama dalam diagram adalah:

1. "Proses" (fungsi) - persegi panjang bulat di sudut-sudut;

2. "Transisi" - panah yang menghubungkan proses;

3. "Solusi" - belah ketupat yang berisi pertanyaan yang hanya dapat dijawab dengan "Ya" atau "Tidak";

4. Kondisi - ekspresi tekstual di mana transisi dari satu fungsi ke fungsi lain dilakukan. Kondisi selalu tertutup dalam tanda kurung. Kadang-kadang berguna untuk memecah diagram Anda menjadi "Tracks" - bagian vertikal atau horizontal yang menunjukkan unit perusahaan atau karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan fungsi tertentu. Dalam hal ini, ikon fungsi ini harus berada di dalam bagiannya. Selain elemen-elemen yang tercantum, diagram juga dapat berisi daftar data yang merupakan input atau output untuk proses, serta tautan ke aturan atau peraturan yang sesuai dengan fungsi ini atau itu dilakukan. Contoh deskripsi proses bisnis "Kontrol produksi produk" ditunjukkan pada Gambar. 1. Sangat mudah untuk memperhatikan bahwa diagram ini sangat mirip dengan diagram blok dari algoritma untuk menyelesaikan masalah.

Deskripsi grafis dari proses juga dapat dilengkapi dengan deskripsi teks dari fungsi subproses dalam bentuk tabel yang berisi kolom berikut: nama proses, unit (pemilik proses), deskripsi proses, hasil proses eksekusi. Contoh deskripsi seperti itu ditunjukkan pada Gambar. 2. Jika optimisasi lebih lanjut dari proses bisnis yang dijelaskan diharapkan, maka kolom juga dapat ditambahkan ke tabel dengan deskripsi kesulitan atau kerugian dari fungsi sub-proses yang sedang berjalan.