Cara menulis surat kepada pemasok

Korespondensi bisnis membutuhkan kelezatan, terutama dalam hal surat kepada pemasok, karena alasan banding mungkin kegagalan untuk memenuhi kewajiban tidak hanya pada bagiannya, tetapi juga pada bagian dari organisasi Anda.

Instruksi manual

1

Jika ini adalah pertama kalinya Anda menghubungi pemasok untuk memesan produk darinya, gunakan formulir aplikasi standar untuk pengiriman produk yang dibuat oleh organisasi itu. Jika pernyataan ini tidak diposting secara elektronik di situs web organisasi, tulislah surat dengan gaya bebas.

2

Jika Anda memesan beberapa jenis produk dalam jumlah yang berbeda, lakukan pemesanan dalam bentuk tabel dengan nama, artikel, warna produk, jika perlu. Tuliskan kewajiban untuk membayar barang yang dipesan, berikan pemasok dengan perincian organisasi Anda, berdasarkan data ini, pemasok akan membuat kontrak. Di akhir surat, ungkapkan harapan Anda untuk kerja sama yang saling menguntungkan lebih lanjut.

3

Jika surat Anda kepada pemasok terkait dengan pemenuhan kewajibannya berdasarkan kontrak yang tidak tepat, pengiriman barang atau barang dengan kualitas, tingkat, atau jenis yang salah, gunakan pergantian "Dengan surat ini kami informasikan kepada Anda …", "Kami informasikan kepada Anda …". Nyatakan dengan jelas alasan mengapa Anda tidak dapat menerima barang yang dikirim. Lihat kontrak atau aplikasi kontrak, yang menunjukkan berapa unit dan jenis produk apa yang seharusnya dikirim oleh pemasok kepada Anda. Dalam hal ini, pemasok akan lebih mudah untuk memperbaiki kesalahan mereka.

4

Jika surat Anda berkenaan dengan ketidakmungkinan membayar barang dalam periode waktu yang ditentukan oleh kontrak, beri tahu pemasok ini dalam bentuk paling lunak, tetapi pada saat yang sama resmi. Gunakan omset "Kami mohon maaf atas keterlambatan pembayaran …", "Karena keadaan ini, kami tidak dapat membayar tagihan sebelum …".

5

Beri tahu pihak lawan saat Anda bermaksud membayar utang kepadanya, dan bahwa kewajiban ini akan dijamin dipenuhi oleh organisasi Anda. Di akhir surat, ungkapkan harapan bahwa episode ini tidak akan memengaruhi kemitraan jangka panjang Anda.