Bagaimana menerapkan pendekatan proses

Memulai penerapan sistem manajemen mutu, kita semua dihadapkan dengan persyaratan dasar ISO 9001-2008 pada aplikasi organisasi dari pendekatan proses untuk manajemen. Implementasi pendekatan proses akan membutuhkan upaya nyata dari manajer organisasi, tetapi efek dari implementasi ini tidak akan luput dari perhatian.

Langkah pertama adalah mempresentasikan pekerjaan seluruh organisasi sebagai serangkaian jenis kegiatan yang berbeda untuk mengubah harapan, kebutuhan, dan persyaratan pelanggan mereka menjadi produk (layanan) yang mereka butuhkan. Agar pekerjaan organisasi dikoordinasikan dan mengarah pada hasil yang diinginkan, semua kegiatan organisasi harus direpresentasikan sebagai proses yang mengubah input (bahan, informasi, dll.) Menjadi keluaran (produk, layanan, informasi yang diproses, dll.).

Untuk setiap proses yang dipilih, perlu untuk menentukan sumber daya apa (moneter, material, manusia, dll.) Yang harus disediakan dan apa yang harus menjadi hasil spesifik dari setiap proses. Mengenai hasil proses, harus dicatat bahwa semakin jelas persyaratan untuk hasil dirumuskan, semakin mudah bagi staf untuk menyadari sejauh mana kontribusi mereka terhadap kegiatan organisasi dan semakin transparan seluruh sistem manajemen organisasi.

Untuk memastikan kontrol proses, pemilik proses ditugaskan. Pemilik proses adalah orang yang mengelola proses dan bertanggung jawab untuk mencapai hasil proses yang diinginkan.

Untuk memastikan kemungkinan peningkatan berkesinambungan dari kegiatan organisasi, perlu untuk menyediakan terlebih dahulu kemungkinan akumulasi dan analisis data yang sistematis tentang efektivitas dan efisiensi proses.

Setelah bagian metodologis dari pekerjaan pada penerapan pendekatan proses selesai, Anda dapat memulai langkah-langkah praktis. Pertama-tama, perlu untuk melakukan pengarahan yang tepat dari personil tentang pendekatan proses, membawa persyaratan untuk hasil proses, memastikan bahwa staf memahami hubungan semua proses organisasi dan pentingnya setiap proses dalam hasil keseluruhan organisasi.

Untuk memastikan keterlibatan personel dalam proses peningkatan berkesinambungan dari kegiatan organisasi, ada baiknya untuk menyusun sistem motivasi personel yang tepat di muka, bertujuan personel untuk mencapai hasil proses yang diperlukan.