Cara mengatur dokumen

Dokumen - bekerja dengan dokumen dan dukungan dokumentasi untuk manajemen dalam organisasi khusus ini, diatur oleh GOST R 51141-98 "Dokumen dan pengarsipan. Persyaratan dan definisi." Organisasi pekerjaan kantor adalah organisasi pendaftaran, penyimpanan dan penggunaan dokumen masuk, keluar dan internal dalam kegiatan perusahaan saat ini.

Instruksi manual

1

Ketika mengatur pekerjaan administrasi, tentukan apakah perusahaan Anda, organisasi, unit atau cabang yang jauh secara geografis, pertimbangkan fakta ini dan pertimbangkan mekanisme untuk berinteraksi dengan unit-unit ini. Sistem administrasi di dalamnya harus identik dengan kantor pusat untuk menghindari masalah selama pendaftaran dan dokumen.

2

Pikirkan tentang bentuk dokumen mana yang akan Anda gunakan: terpusat, campuran atau terdesentralisasi. Pilihan mereka menentukan struktur perusahaan (apakah memiliki unit yang jauh secara geografis) dan peralatan teknis dari layanan manajemen kantor. Jika layanan ini kecil dan tidak disediakan secara teknis, maka sebagian fungsinya ditransfer ke unit. Dalam hal ini, dokumen campuran terjadi. Jika layanan ini dilengkapi dengan semua personel, perangkat keras, dan perangkat lunak yang diperlukan, maka bentuk pencatatan ini akan dipusatkan.

3

Di setiap unit struktural, pilih unit staf khusus yang akan melakukan pekerjaan kantor. Jika ini tidak memungkinkan, maka tunjuk karyawan lain yang akan menggabungkan kinerja tugas utamanya dengan fungsi petugas.

4

Tentukan jumlah dan nomenklatur kasus, yang akan mencakup semua dokumen masuk, keluar dan internal. Jika ini adalah dokumen dari organisasi (induk) yang lebih tinggi, maka mereka diserahkan kepada kepala untuk dipertimbangkan; dokumen organisasi bawahan harus diserahkan untuk dipertimbangkan kepada wakil kepala yang bertugas bekerja dengan mereka. Dengan demikian, banding warga - kepada wakil itu, yang dipercayakan dengan tugas untuk bekerja dengan penduduk.

5

Setelah mengidentifikasi lingkaran koresponden, buat sebuah classifier yang dengannya Anda dapat segera menentukan grup koresponden yang dimiliki dokumen ini. Misalnya, tetapkan kode 01 untuk otoritas publik, kode 02 untuk surat dari organisasi yang lebih tinggi, kode 03 untuk pemasok, kode 04 untuk pelanggan, dll. Ini akan membantu merampingkan pergerakan dokumen di dalam organisasi.

6

Putuskan dalam bentuk apa alur kerja akan dilakukan - di majalah atau kartu. Kedua formulir diimplementasikan dalam program manajemen dokumen elektronik khusus. Jika Anda masih tidak dapat membeli program seperti itu, gunakan jurnal registrasi dokumen elektronik, mereka dapat dieksekusi di Excel.