Bagaimana menerapkan sistem kualitas manajemen

Kehadiran sistem manajemen mutu saat ini merupakan bukti stabilitas dan keandalan perusahaan. Implementasinya memungkinkan Anda untuk meningkatkan pengelolaan dan daya saing, serta mengurangi biaya.

Anda akan membutuhkannya

• - "Kebijakan Mutu";

• - "Panduan Kualitas";

• - "Prosedur yang didokumentasikan di seluruh sistem";

• - program yang sesuai dengan "Kebijakan Mutu";

• - dokumen peraturan yang mengatur proses bisnis di perusahaan;

• - personil terlatih dan terlatih.

Instruksi manual

1

Sistem manajemen mutu - indikator keandalan perusahaan dan kemampuannya untuk menghasilkan produk sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Tujuan dari implementasi sistem adalah untuk menghilangkan kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan personel, yang hasilnya mungkin perkawinan. Prosedur untuk menerapkan sistem manajemen mutu sangat fleksibel dan multi-tahap dan membutuhkan waktu lama untuk diimplementasikan (hingga 1, 5 tahun).

2

Penerapan sistem manajemen mutu dimulai dengan keputusan oleh manajemen tentang kesesuaian memulai proses ini. Di tingkat manajemen senior, tujuan membangun sistem dikembangkan, serta langkah-langkah taktis khusus untuk mencapainya. Semua ini harus didokumentasikan dalam bentuk pesanan dan dokumen strategis. Salah satu yang paling penting adalah "Kebijakan Mutu", yang dalam bentuk yang dapat diakses dan ringkas harus berisi prinsip-prinsip utama yang menjadi dasar sistem mutu. Mereka harus selaras dengan prioritas perusahaan dan berdasarkan pada nilainya.

3

Pada langkah selanjutnya, perlu untuk menyampaikan keputusan tentang penciptaan sistem kepada staf, serta membenarkan baginya pentingnya prosedur ini. Semua karyawan di bawah arahan orang yang bertanggung jawab di perusahaan harus mempelajari teori manajemen, serta standar ISO dasar. Kompetensi personel, pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam kerangka sistem manajemen mutu diberi perhatian khusus.

4

Selanjutnya, Anda perlu membandingkan keadaan terkini di perusahaan dan persyaratan untuk standar ISO. Ini dapat dilakukan dengan mewawancarai dan menanyai karyawan perusahaan. Hasilnya harus berupa laporan di mana akan ada indikasi tentang bagaimana persyaratan spesifik dari standar diterapkan dan apa yang perlu diperjuangkan. Laporan tersebut harus memberikan perhatian khusus pada keadaan saat ini: proses utama dan tambahan perusahaan, proses bisnis yang paling kritis, ketersediaan peraturan yang relevan, serta distribusi tanggung jawab dan wewenang di antara orang dan departemen. Hasil dari penerapan sistem manajemen mutu harus menghilangkan kontradiksi antara kondisi saat ini dan yang diperlukan.

5

Penerapan sistem manajemen mutu tidak mungkin tanpa program proyek. Ini harus berisi uraian tentang tahapan prosedur, daftar mereka yang bertanggung jawab untuk setiap tahapan, serta distribusi anggaran. Yang terakhir terdiri dari biaya untuk membayar jasa konsultan eksternal, biaya personil pelatihan, serta harga yang harus dibayar untuk mengalihkan manajemen dari pekerjaan utama. Program diakhiri dengan kriteria dimana manajemen akan menentukan apakah mereka telah berhasil mencapai tujuan mereka (misalnya, tingkat penolakan, kepuasan pelanggan, persentase pengembalian).

6

Standar sistem ISO mengharuskan semua proses bisnis perusahaan didokumentasikan. Awalnya, berdasarkan "Kebijakan Mutu", "Panduan Kualitas" disiapkan. Dokumen ini berisi deskripsi bidang tanggung jawab, persyaratan untuk departemen kualitas, algoritme untuk manajemen dokumen, prosedur untuk menerima dan memproses keluhan. Kelompok dokumen lain disebut "Prosedur terdokumentasi secara sistem." Menurut standar, 6 prosedur utama harus diatur. Ini adalah pengelolaan dokumen, data, audit, pernikahan, langkah-langkah yang memperbaiki ketidaksesuaian dan mencegah inkonsistensi. Akhirnya, kelompok dokumen selanjutnya harus menggambarkan aturan untuk perencanaan dan implementasi yang efektif dari proses manajemen mereka.

7

Setelah semua proses bisnis dinormalisasi, perlu untuk memulai operasi percobaan sistem. Anda dapat memulai proses secara bertahap, misalnya, dengan memulai operasi uji coba di departemen pasokan, lalu pergi ke departemen penjualan. Operasi percontohan harus disertai dengan audit internal sistem manajemen untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Selama audit, indikator kuantitatif parameter kualitas dan ideal yang perlu diperjuangkan harus dibandingkan. Semua penyimpangan harus dicatat dan disesuaikan dengan hasil pekerjaan karyawan.

8

Langkah terakhir adalah sertifikasi SMM. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengajukan aplikasi ke lembaga sertifikasi, melampirkan padanya semua dokumentasi peraturan yang disiapkan, bagan struktur organisasi perusahaan dan daftar pelanggan utamanya. Setelah pemeriksaan dokumen yang diserahkan dan verifikasi sistem mutu langsung di perusahaan, pusat sertifikasi menyusun protokol yang mencerminkan semua ketidakkonsistenan. Menurut hasilnya, perusahaan harus menghilangkan semua komentar dalam waktu yang terbatas dan memberikan hasil penyesuaian. Jika perbedaan diselesaikan, sertifikat diberikan kepada perusahaan. Dibutuhkan sekitar satu bulan untuk menyelesaikannya.

9

Setelah perusahaan lulus sertifikasi, pekerjaan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu tidak boleh berhenti. Selain itu, lembaga sertifikasi harus secara berkala melakukan audit ulang. Tujuan mereka adalah untuk mengkonfirmasi bahwa perusahaan terus meningkatkan sistem manajemennya sendiri.

Perhatikan

Dalam praktiknya, penerapan sistem manajemen mutu mungkin menghadapi beberapa kesulitan. Ini adalah penolakan terhadap keputusan oleh karyawan, putusnya kepercayaan antara staf dan berbagai departemen, kurangnya pemahaman akan tujuan bersama, rendahnya budaya produksi, dll.

Saran yang berguna

Memilih lembaga sertifikasi harus didasarkan pada tujuan perusahaan. Jika dia bermaksud hanya bekerja dengan klien Rusia, maka Anda dapat menghubungi lembaga sertifikasi domestik. Sedangkan mitra internasional mungkin memerlukan kesimpulan dari otoritas sertifikasi barat yang memiliki reputasi baik.

Hanya tentang sistem manajemen mutu